Privacyverklaring LegioLog
Versie 1.2, 20 oktober 2026. Deze verklaring beschrijft hoe Basepay B.V., handelend onder de naam LegioLog, gevestigd te Amsterdam, KvK 42081353 (hierna: "LegioLog", "wij"), omgaat met persoonsgegevens. Voor vragen: info@basepay.nl.
1. Wanneer geldt deze verklaring
Deze verklaring geldt voor de website legiolog.nl, het bestel- en pilotproces en onze eigen administratie. Voor persoonsgegevens die wij in de app verwerken in opdracht van onze klanten, bijvoorbeeld de naam van een medewerker die een spoeling registreert, zijn wij verwerker en is de klant verwerkingsverantwoordelijke; daarop is de verwerkersovereenkomst van toepassing. Dit staat toegelicht in paragraaf 7.
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
Pilotaanmelding. Naam, bedrijfsnaam, type locatie, e-mailadres en optioneel telefoonnummer. Wij gebruiken deze gegevens om contact op te nemen over pilotdeelname. Grondslag: uitvoering van (precontractuele) maatregelen op uw verzoek. Bewaartermijn: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact, of korter op uw verzoek.
Demo-afspraken. Naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, bedrijfsnaam en de antwoorden die u bij het boeken geeft over uw locatie. Wij gebruiken deze gegevens om de afspraak in te plannen, u een agenda-uitnodiging en herinneringen te sturen en het gesprek voor te bereiden. Grondslag: uitvoering van (precontractuele) maatregelen op uw verzoek. Bewaartermijn: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact.
Bestellingen. Bedrijfsnaam, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, afleveradres, KvK-nummer, btw-nummer, de kit-configuratie en betaalgegevens (wij ontvangen van onze betaalprovider alleen de status van de betaling, geen rekening- of kaartgegevens). Wij gebruiken deze gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst, facturatie en verzending. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) plicht. Bewaartermijn: 7 jaar (fiscale bewaarplicht) voor factuurgegevens; overige ordergegevens tot 2 jaar na het einde van de overeenkomst.
Inrichtingsintake. Na een bestelling vragen wij informatie over uw locatie (gebouwen, tappunten, technische ruimte) en, optioneel, foto's daarvan, zodat wij uw kit vooraf kunnen inrichten. Maak op deze foto's bij voorkeur geen personen herkenbaar; staan er onbedoeld toch personen op, dan gebruiken wij de foto uitsluitend voor de inrichting van uw kit. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Bewaartermijn: tot 2 jaar na het einde van de overeenkomst.
Accounts. Naam, e-mailadres en inloggegevens (wachtwoorden versleuteld) van gebruikers van de app. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Bewaartermijn: tot 60 dagen na het einde van het abonnement, behoudens langere wettelijke bewaarplicht.
Zakelijke prospects. Voor onze eigen acquisitie verwerken wij zakelijke contactgegevens van bedrijven en instellingen met een collectieve drinkwaterinstallatie, zoals campings, vakantieparken, jachthavens, hotels, groepsaccommodaties, zwembaden, sporthallen, kantoren, scholen, zorginstellingen en kazernes (bedrijfsnaam, vestigingsadres, zakelijk telefoonnummer en e-mailadres, website, en de aanleiding voor het contact). Die gegevens komen uit openbare bronnen: bedrijvengidsen, bedrijfswebsites, officiële bekendmakingen van gemeenten (zoals omgevingsvergunningen), nieuwsberichten, vacaturesites en aankondigingen van bedrijfsovernames. Wij bewaren bij zo'n aanleiding de bron en de openbare tekst, geen persoonsnamen uit die bron. Wij gebruiken deze om eenmalig of beperkt contact op te nemen over onze dienstverlening. Grondslag: gerechtvaardigd belang (direct marketing aan zakelijke relaties). Wilt u niet benaderd worden, dan verwijderen wij uw gegevens direct; benadering per telefoon doen wij niet bij ondernemingen die daarvoor wettelijk eerst toestemming moeten geven. Bewaartermijn: uiterlijk 12 maanden na het laatste contact.
Contact en support. Correspondentie per e-mail of telefoon. Grondslag: gerechtvaardigd belang (goede dienstverlening). Bewaartermijn: uiterlijk 2 jaar na afhandeling.
AI-hulp in de app. Stelt u in de app een vraag aan de hulp, dan sturen wij uw vraag en de voor het antwoord relevante gegevens uit uw account (zoals uw locaties, openstaande meldingen en rondes) naar een taalmodel via OpenRouter. Het model kan niets in uw account wijzigen. Het gesprek bewaren wij 30 dagen; zet u het gesprek door naar een medewerker, dan wordt het onderdeel van uw supportcorrespondentie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Telefoongesprekken met prospects. Gesprekken die wij voeren voor onze acquisitie worden opgenomen en automatisch uitgeschreven, zodat wij een terugbelafspraak goed kunnen voorbereiden. De opname staat bij onze telefonieprovider; het transcript bewaren wij 30 dagen. Wij zeggen aan het begin van het gesprek dat het wordt opgenomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (goede opvolging van zakelijke contacten).
Sensordata. De temperatuurmetingen van sensoren zijn geen persoonsgegevens; ze betreffen leidingen, niet personen.
3. Geen tracking
De website gebruikt geen advertentie- of trackingcookies en geen socialmedia-pixels. De app gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en ingelogd te blijven. Voor functionele cookies is geen toestemming vereist; daarom tonen wij geen cookiebanner. Als dit verandert, passen wij deze verklaring aan en vragen wij waar nodig eerst toestemming.
4. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend met dienstverleners die nodig zijn om onze diensten te leveren, en alleen voor zover nodig:
| Dienstverlener | Doel | Locatie verwerking |
|---|---|---|
| Supabase | Database, authenticatie en opslag | EU (Frankfurt) |
| Vercel | Hosting van website en app | EU (regio Frankfurt) |
| Mollie | Betalingen (iDEAL, creditcard) | EU (Nederland) |
| Moneybird | Facturatie en boekhouding | EU (Nederland) |
| Resend | Transactionele e-mail | Zie paragraaf 5 |
| Inngest | Verwerking van achtergrondtaken | Zie paragraaf 5 |
| The Things Industries | Doorgifte van sensorberichten (LoRaWAN) | EU |
| Google (Calendar, Meet) | Agenda-uitnodigingen en videogesprekken bij demo-afspraken | Zie paragraaf 5 |
| OpenRouter en de daarachter gekozen taalmodellen (o.a. Google, Anthropic) | AI-hulp: beantwoorden van vragen in de app en conceptantwoorden voor onze supportmedewerkers, op basis van uw vraag en de gegevens in uw account | Zie paragraaf 5 |
| CloudTalk | Telefonie voor onze acquisitie: gesprekken met zakelijke prospects worden opgenomen en uitgeschreven | Zie paragraaf 5 |
| Telegram | Interne meldingen aan ons team (bijvoorbeeld een nieuwe demo-afspraak of aanvraag); bevat hoogstens bedrijfsnaam en contactnaam | Zie paragraaf 5 |
| Vervoerders | Bezorging van uw bestelling | EU |
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten of gelijkwaardige afspraken gesloten. Daarnaast verstrekken wij gegevens als een wettelijke plicht ons daartoe verplicht.
5. Doorgifte buiten de EU
Onze kerninfrastructuur (database, hosting, betalingen, facturatie) draait binnen de EU. Enkele hulpdiensten (zoals e-mailbezorging, achtergrondtaken, agenda-/videodiensten, de taalmodellen achter de AI-hulp, telefonie en interne meldingen) kunnen gegevens buiten de EU verwerken, doorgaans in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen wij voor passende waarborgen: een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de Europese standaardcontractbepalingen, aangevuld met minimalisatie van de gedeelde gegevens.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde wachtwoordopslag, toegangsbeperking per organisatie op databaseniveau (row level security), gescheiden rechten voor interne systemen, en logging van registraties in een niet-wijzigbaar logboek. Vermoedt u een beveiligingsprobleem, meld dit dan via info@basepay.nl.
7. LegioLog als verwerker (gegevens in de app)
In de app leggen onze klanten registraties vast, zoals spoelrondes en taken. Daarbij kan de naam of het account van een medewerker van de klant worden vastgelegd. Voor die gegevens bepaalt de klant het doel en zijn wij verwerker. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant en onze verwerkersovereenkomst. Medewerkers van klanten die vragen hebben over hun gegevens in het logboek, verwijzen wij naar hun werkgever; wij ondersteunen de werkgever bij het beantwoorden van zulke verzoeken. Let op: registraties in het logboek zijn onderdeel van een wettelijk bewijsdossier van de klant en kunnen daarom niet worden gewijzigd of verwijderd; correcties worden als nieuwe registratie toegevoegd. Legt een medewerker van de klant een verklaring af, bijvoorbeeld dat er is gespoeld terwijl de sensor dat niet kon meten, dan worden naam, rol, tijdstip en reden van die verklaring opgenomen in het inspectierapport dat de klant exporteert; dat rapport dient de wettelijke administratieplicht van de klant.
8. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, voor zover de AVG dat toekent. Stuur uw verzoek naar info@basepay.nl; wij reageren binnen een maand. Wij kunnen u vragen zich te identificeren. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of dienstverleners. De actuele versie staat altijd op legiolog.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij klanten per e-mail.