Hulp · Spoelen en rondes
Spoelen in een hotel
Een tag per badkamer, spoelen bij de schoonmaak, wanneer u "kamer bezet" gebruikt, de 14-dagenregel en wat de inspecteur in het rapport ziet.
In een hotel of groepsaccommodatie is de badkamer het spoelpunt. Een kamer die een paar dagen leegstaat, heeft stilstaand water in de leidingen naar douche en wastafel; daar hoort u te spoelen. Een kamer waar een gast slaapt, wordt vanzelf doorgespoeld. LegioLog houdt per kamer bij wat het laatst gebeurde en zegt elke ochtend welke kamers vandaag aan de beurt zijn.
Een tag per badkamer
- Elke badkamer heeft een tag. Douche en wastafel spoelt u in een keer: zet beide warmwaterkranen open, houd de telefoon tegen de tag en laat het water lopen tot de timer klaar is (standaard een minuut).
- Spoelen doet u bij de schoonmaak van een lege kamer, in dezelfde ronde als het bed en de badkamer. Dan kost het geen extra loop.
- Keuken, personeelsdouche en fitness zijn losse spoelpunten met een eigen tag; die staan in de gewone weekronde.
Het kameroverzicht
Onder Spoelpunten > Kamers staat een tegel per kamer, per verdieping:
- Groen: korter dan 5 dagen geleden gespoeld of bezet.
- Oranje: 5 tot 7 dagen zonder spoeling of gast.
- Rood: 7 dagen of langer. Deze kamers staan bovenaan in "Vandaag te spoelen".
- Grijs: buiten gebruik.
Bovenaan staat "Vandaag te spoelen": de rode kamers en de oranje kamers die morgen rood worden. Met "Start ronde" krijgt u die lijst per verdieping op de telefoon; een kamer verdwijnt uit de lijst zodra de tag is aangetikt. De dagen zijn per locatie in te stellen onder Het dossier.
Wanneer "kamer bezet"
Een bezette kamer wordt door de gast doorgespoeld. Dat geeft u op twee manieren door:
- Elke ochtend de bezetting van vannacht invoeren (knop "Bezetting van vannacht"). Aantikken in het raster, de kamernummers plakken ("101, 102, 104-109") of de export uit het reserveringssysteem inlezen. U ziet eerst "23 van 24 kamers bezet, 1 leeg: 118" en bevestigt dan pas. Alleen de kamerkolom wordt gelezen; gastnamen en bedragen worden niet opgeslagen.
- Losse kamers op bezet zetten, bijvoorbeeld door housekeeping na de ochtendronde: tik een tegel aan en kies "Kamer bezet", of kies meerdere tegels tegelijk.
Elke melding wordt vastgelegd met naam en tijdstip. Is de bezetting om tien uur nog niet ingevoerd, dan krijgt de beheerder een herinnering; dat tijdstip is in te stellen of uit te zetten.
De 14-dagenregel
Een bezet-melding telt 7 dagen als doorstroming, maar niet eindeloos. Is een kamer 14 dagen niet gespoeld, dan komt hij toch op de lijst met de tekst "spoel of bevestig gebruik". Zo kan niemand alle kamers op bezet zetten en nooit spoelen. Spoel de kamer, of zet hem opnieuw op bezet als er echt een gast zit.
De dagen zijn een uitgangspunt, geen wettelijke termijn
De 5, 7 en 14 dagen zijn standaardwaarden van LegioLog. Ze zijn geen wettelijke termijn: stem ze af op uw eigen beheersplan en de risicoanalyse van uw locatie, bij voorkeur samen met uw adviseur, en leg de gekozen dagen vast onder Dossier. "Kamer bezet" is een registratie van gebruik, geen meting: het zegt dat een gast de kamer gebruikt heeft, niet dat het water op temperatuur was. De sensor op de warmwaterleiding en de spoeling met de tag blijven het bewijs.
Wat de inspecteur ziet
In het inspectierapport staat per kamer de laatste spoeling, hoe vaak de kamer bezet is gemeld, en per dag of de kamer bezet, leeg of gespoeld was. Een kamer die drie weken leegstond en elke week is gespoeld, is zo in een oogopslag te zien. De bezet-meldingen zelf staan in het logboek, met wie ze heeft ingevoerd.
Kamers toevoegen of buiten gebruik
Een nieuwe kamer voegt u toe als spoelpunt met soort "badkamer" en het kamernummer als naam; plak er een reservetag en tik hem aan. Een kamer die een seizoen dicht is, zet u buiten gebruik; hij wordt grijs en telt niet mee.